Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με QR Code 2026: Πλήρης Οδηγός για Επιχειρήσεις

Από 1 Δεκεμβρίου 2025, κάθε ελληνική επιχείρηση που διακινεί αγαθά είναι υποχρεωμένη να εκδίδει ψηφιακό δελτίο αποστολής και να το διαβιβάζει στο myDATA. Από τις 12 Οκτωβρίου 2026, η Β’ φάση επεκτείνει το σύστημα στην πλήρη ιχνηλασιμότητα — φόρτωση, μεταφορά και παραλαβή ελέγχονται με QR code σε κάθε στάδιο. Σε αυτόν τον πλήρη οδηγό: τι αλλάζει, ποιες επιχειρήσεις επηρεάζονται, πώς γίνεται η συμμόρφωση, και τι πρόστιμα ρισκάρεις αν δεν προσαρμοστείς εγκαίρως.

Τι είναι το ψηφιακό δελτίο αποστολής με QR code

Το ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι η ηλεκτρονική αντικατάσταση του παραδοσιακού χάρτινου δελτίου που συνοδεύει κάθε διακίνηση αγαθών. Εκδίδεται μέσω της λογιστικής σου εφαρμογής ή του ERP, διαβιβάζεται στο myDATA της ΑΑΔΕ, και συνοδεύεται από μοναδικό QR code που τυπώνεται ή προβάλλεται ηλεκτρονικά στο φορτίο.

Ο σκοπός: πλήρης ιχνηλασιμότητα. Κάθε άτομο στην αλυσίδα — αποστολέας, μεταφορέας, παραλήπτης — μπορεί να σαρώσει το QR με την εφαρμογή myDATAapp και να επιβεβαιώσει: ποιά είναι η παραγγελία, από ποιόν, σε ποιόν, και τι αλλαγές έγιναν στο φορτίο κατά τη μεταφορά. Τέλος των κρυφών διακινήσεων, της εικονικής τιμολόγησης και των ασύμβατων δηλώσεων αποθεμάτων.

Χρονοδιάγραμμα — Α’ και Β’ φάση

Α’ φάση — ήδη σε ισχύ από 1.12.2025:

• Υποχρεωτική ηλεκτρονική έκδοση δελτίου αποστολής για όλες τις επιχειρήσεις (πλην εξαιρέσεων).
• Διαβίβαση στο myDATA σε real-time ή σχεδόν real-time.
• QR code στο παραστατικό — υποχρεωτικό.

Β’ φάση — από 12.10.2026:

• Επέκταση σε όλα τα στάδια της διακίνησης: φόρτωση, μεταφορά, παραλαβή.
• Ποσοτικός + ποιοτικός έλεγχος μέσω QR scan σε κάθε σταθμό.
• Πλήρης ψηφιακή παρακολούθηση αποθεμάτων — όχι μόνο τίμων.

Ειδική μεταχείριση: ελαιοπαραγωγοί αγρότες — έναρξη υποχρέωσης 12.10.2026 (ίδια με Β’ φάση).

Ποιες επιχειρήσεις επηρεάζονται

Πρακτικά: όλες οι επιχειρήσεις που διακινούν φυσικά αγαθά. Ειδικότερα:

• Χονδρέμποροι: κάθε αποστολή προς πελάτη πρέπει να έχει ψηφιακό δελτίο + QR.
• Λιανικά καταστήματα: δεν επηρεάζονται για πωλήσεις σε τελικούς καταναλωτές, αλλά ναι για παραλαβές από προμηθευτές.
• Παραγωγοί / κατασκευαστές: κάθε φορτίο έξω από το εργοστάσιο.
• Μεταφορικές εταιρίες: πρέπει να σαρώνουν τα QR στην παραλαβή + στην παράδοση.
• 3PL / αποθήκες: πλήρης συμβατότητα WMS με myDATAapp.
• Φαρμακεία + γηροκομεία + κλινικές: για παραλαβές από προμηθευτές.
• Καταστήματα φροντίδας (όπως CARESTORES): για παραλαβές + ενδοδικτυακές μετακινήσεις stock.

Εξαιρέσεις: Λιανική αποδοχή τελικού καταναλωτή. Άμεση πώληση αγρότη σε τελικό καταναλωτή στην ίδια εκμετάλλευση. Διεθνείς αποστολές (καλύπτονται από τελωνεία).

Πώς συμμορφώνεσαι — βήμα προς βήμα

1. Έλεγξε την υπάρχουσα λογιστική σου: Υποστηρίζει έκδοση δελτίου αποστολής με QR code; Όλες οι μεγάλες ελληνικές εφαρμογές (SoftOne, Entersoft, Galaxy ERP, Optimum, Singular Logic, Pylon) έχουν παρουσιάσει ενημερώσεις για myDATA Α’ φάση. Ζήτα γραπτά πιστοποιητικό συμμόρφωσης από τον προμηθευτή λογισμικού.
2. Ενεργοποίησε αυτόματη διαβίβαση myDATA στις ρυθμίσεις της λογιστικής. Μην εξαρτάσαι από manual upload — οι deadlines είναι σχεδόν real-time.
3. Εκπαίδευσε το προσωπικό αποθήκης να σαρώνει QR στην παραλαβή. Η εφαρμογή myDATAapp δουλεύει σε Android + iOS — δωρεάν.
4. Συγχρόνισε WMS / ERP με την εφαρμογή. Σε WMS-driven λειτουργίες, η σάρωση γίνεται αυτόματα μέσω barcode scanner που αναγνωρίζει QR.
5. Ζήτα από προμηθευτές να σου παραδίδουν με ψηφιακό δελτίο + QR. Όσοι δεν συμμορφώνονται είναι ρίσκο για εσένα — αν φτάσει φορτίο χωρίς QR, δεν μπορείς να το παραλάβεις στο σύστημα.
6. Έχε backup διαδικασία για περιπτώσεις απώλειας internet ή αστοχίας myDATA — υπάρχει manual override που πρέπει να ενημερωθεί εκ των υστέρων.

Πρόστιμα μη συμμόρφωσης

Η ΑΑΔΕ έχει ανακοινώσει κλιμακωτή πρόστιμα:

• Μη έκδοση ψηφιακού δελτίου: €100 ανά παραστατικό για μικρές επιχειρήσεις. €500+ για μεγαλύτερες.
• Μη διαβίβαση στο myDATA: €100-€500 ανά μη διαβιβασμένο.
• Πλαστογραφία QR / ψεύτικη ιχνηλασιμότητα: ποινικά αδικήματα + αναστολή ΑΦΜ.
• Επαναλαμβανόμενες παραβάσεις: μέχρι 50% του τζίρου της επιχείρησης.

Πρακτικά: μια επιχείρηση με 50 αποστολές/μήνα μπορεί να βρεθεί με €5.000-€25.000/μήνα πρόστιμα αν δεν συμμορφωθεί. Η συμμόρφωση είναι φθηνότερη από την παράλειψη.

Επιπτώσεις για το retail δίκτυο φροντίδας (CARESTORES, φαρμακεία, γηροκομεία)

Στο δίκτυο CARESTORES που διαχειριζόμαστε εμείς, η Α’ φάση ήδη ισχύει εδώ και 5 μήνες. Τι μάθαμε:

• Παραλαβές από τους εθνικούς προμηθευτές γίνονται σε ~3 λεπτά αντί 15 — η σάρωση QR αυτοματοποιεί το stock-update.
• Stock-take γίνεται μηνιαίο αντί τριμηνιαίο — η ποσοτική ιχνηλασιμότητα είναι real-time.
• Discrepancies μεταξύ παραγγελίας και παραλαβής εντοπίζονται την πρώτη μέρα — όχι 3 εβδομάδες αργότερα.
• Φοροτεχνικός χρειάζεται 70% λιγότερο χρόνο σε reconciliation, γιατί το cash + myDATA + δελτίο αποστολής όλα ταιριάζουν αυτόματα.

Αν λειτουργείτε CARESTORE franchise, φαρμακείο, γηροκομείο ή κλινική, η Α’ φάση είναι ήδη εδώ. Β’ φάση τον Οκτώβριο. Όσο νωρίτερα συμμορφωθείτε, τόσο λιγότερο πιθανό να αντιμετωπίσετε προβλήματα στις αυτεπάγγελτες ελέγχους που έρχονται.

Σύνδεση με myDATA Β’ φάση + ΦΠΑ

Το ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι μέρος της μεγαλύτερης μετάβασης myDATA:

• Παραστατικά πωλήσεων (τιμολόγια, αποδείξεις) — ήδη υποχρεωτικά σε myDATA από 2024.
• Παραστατικά διακίνησης (δελτία αποστολής) — Α’ φάση από 1.12.2025, Β’ φάση 12.10.2026.
• ΦΠΑ Φ2 reconciliation γίνεται αυτόματα από τα δύο σύνολα παραστατικών.
• myDATA δεύτερη γενιά (myDATA 2.0) προβλέπεται για 2027 — θα προσθέσει IoT-based παρακολούθηση cold-chain για ευαίσθητα προϊόντα (φάρμακα, τρόφιμα, ιατρικός εξοπλισμός).

Η συνολική κατεύθυνση: τέλος του τυπικού γκρι κανόνα. Η ΑΑΔΕ θέλει πλήρη ψηφιακή ιχνηλασιμότητα από παραγωγή έως τελικό καταναλωτή σε λίγα χρόνια. Όσες επιχειρήσεις προετοιμάστηκαν εδώ και τώρα, θα έχουν λειτουργικό πλεονέκτημα έναντι αυτών που θα τρέξουν τέλους τελευταία στιγμή.

Συχνές ερωτήσεις

EASYCARE Δίκτυο · 9 ενεργά CARESTORES · myDATA συμμόρφωση Α' + Β' φάσης · easycare.gr · easycaremarket.gr · carestores.gr · tax2go.ai για συμβουλευτική φοροτεχνικού 48h